Jak zefektivnit telefonování a tím ušetřit čas?
Pokud se podíváte na možnosti současného telefonování, tak by se vám z toho klidně mohla zatočit hlava. Operátoři ve snaze vyjít vstříc svým klientům se předbíhají v tom, kdo jim nabídne zajímavější paušál. Když tak nad tím uvažuji a vezmu v úvahu ono známé "s jídlem roste chuť", tak se dá předpokládat, že chuť některých lidí po nekonečných hovorech nebude asi nikdy uspokojena. Jak to již chodí, lidské potřeby jsou ze své podstaty nenaplnitelné. Což je však k našemu tématu relevantní, je fakt, že dlouhé telefonické hovory jsou časově náročné, a proto je můžeme klidně zařadit do kategorie požírače času.
Opravdu je nutné, abychom telefonovali hodinu, dvě? Opravdu se nedá to, o čem se bavíme přes telefon, vyřídit osobně? Kromě toho, že ztrácíme čas, se současně obíráme o možnost strávit s lidmi, kterým voláme, chvíle, které stojí sice též nějaký čas, ale zase mají nemalý dopad na to, jak budou vypadat naše vztahy. Platí, že pokud vztahům nevěnujeme čas a pozornost, tak mají tendenci zanikat, a jejich kvalita se ztrácí. A to je škoda, protože nakonec vztahy, dobré vztahy jsou jednou z věcí, které nám dávají energii a chuť do života.
Dobře, vezměme v úvahu skutečnost, že někdy jsou dlouhé telefonáty smysluplné. Kdy by to tak mohlo být?
Pracujeme způsobem home office, potřebujeme být proto v kontaktu s kolegy nebo s klienty, abychom mohli projednat věci, které jsou pro naši práci důležité. V takovém případě se ale náš telefonát striktně omezuje na fakta a údaje, případně na sdílení myšlenek, které jsou důležité. Ještě lepší než prosté telefonování, a to je také známo, jsou videokonference, které kromě hlasu, který slyšíme, využívají i to, že se navzájem vidíme. A jelikož se 55% informací odevzdává přes neverbální komunikaci, tak je o to důležitější, abychom našeho partnera a kolegy i viděli.
Naši blízcí jsou velmi daleko a není možné se s nimi setkat. Tento typ telefonátu patří do opačné skupiny než ten první, protože pracuje s úplně jiným typem vztahu a také i informace, které si předáváme, asi budou přece jen o něčem jiném. Více osobní, možná až intimní.
Jiné? Jaké jiné telefonáty mohou být smysluplné, když mluvíme o délce?
Ale pokud náš telefonát nepatří ani do jedné z výše uvedených kategorií, tak je vysoká pravděpodobnost, že se bude jednat o mrhání časem. Pokud chceme, aby naše telefonáty byly opravdu úsporné, je potřebné si uvědomit několik věcí:
Mám jasno v tom, co je předmětem mého telefonátu?
Vím, jaký je cíl?
Mám u sebe všechny potřebné informace, o kterých asi budu mluvit?
Vím, kde je hranice, za kterou již je nutné osobní setkání?
Těchto několik bodů by mohlo pomoci nastavit si základní setting, abychom omezili časové ztráty při telefonování. On tady vlastně vzniká takový zajímavý paradox. Telefon je pro mnohé pracovním nástrojem, který slouží především k tomu, aby nám čas šetřil, ale asi všichni víme, o jaký typ telefonování se jedná. To telefonování je mrhání časem, které nemá žádný cíl, nikam nesměřuje, neobsahuje žádné důležité nebo zajímavé informace.
No a nakonec je dobré si dát dvě a dvě dohromady a udělat si analýzu toho, zda opravdu je pro mě telefonování důležitým "žroutem" času. Pokud ne, tak je vše v pořádku.
Zajistíme pro Vás
